gestión

La necesidad de los inventarios físicos en las empresas

2013-02-26 15.15.42

Una de las funciones que tenía que realizar como mando intermedio en una empresa al gestionar una sección que tenía alrededor de 5.200 artículos, era la de los inventarios físicos. Todo el mundo puede saber lo que es un inventario físico y para qué sirve, pero por si alguien no está familiarizado con esta función os diré que un inventario sirve para contar los productos que tienes y comparar el stock que cuentas de manera física con el del sistema informático que utilizas y así conseguimos calcular que las cantidades coinciden o no, el valor de nuestras existencias y la calidad que tienen.

Hay dos tipos de inventarios:

Inventarios turnantes o cíclicos en los que se cuenta una cantidad de productos determinados de una familia o segmento. Se le da una mayor importancia a los conteos de productos con una mayor valor. Se hacen diaria o semanalmente.

Inventario General. Se realiza una vez al año, normalmente se aprovecha cuando acaba el final del ejercicio económico y se cuentan todas las existencias que hayan en la empresa. Muchas empresas aprovechan los días de menor actividad como pueden ser los domingos.

En un inventario físico se requiere que los productos que cuentas sean materiales, tangibles. Y estos bienes materiales, la empresa tiene que distribuirlos por zonas en un almacenamiento adecuado. Las zonas tienen que estar bien organizadas para poder visualizar y contar bien las existencias reales, que a su vez pueden estar en el almacén o en una tienda, dependiendo del tipo de empresa que sea. Por ejemplo, un comercio tendrá las dos cosas, los productos expuestos para la venta y un almacén para guardar el stock restante que no cabe en la tienda o donde se tiene un stock de seguridad de los artículos de mayor rotación o un almacén regulador de donde salen los productos para servir a diferentes empresas o a clientes.

sotckLas diferencias que surgen entre el conteo físico y el que nos aparece en nuestro sistema, se le llama diferencias de inventario. ¿Para qué sirven? Para detectar productos rotos, robos y diferencias en las recepciones. También para comprobar que las cantidades que estás viendo virtualmente en la pantalla coincidan con las que tienes realmente, bien en el almacén, bien en la superficie de venta. De esta forma comprobaremos cuando vayamos a buscar ese artículo concreto para entregárselo a un cliente que está en la zona detallada que tu sistema informático te indica, evitando sorpresas y anticipándonos a futuros problemas. Además cuando hacemos un inventario garantizamos que el producto está físicamente y que se encuentra en las condiciones perfectas para su venta. A veces ocurre, sobre todo en los comercios que al manipularse continuamente los artículos, acaban deteriorándose de forma que el embalaje no esté en buenas condiciones o el producto esté roto o incompleto. El buen estado de los artículos en los almacenes también depende mucho de la manipulación de los productos en las descargas y en la recepción, así como en su posterior almacenaje.

Factores que influyen en el inventario físico

-La calidad de la recepción de los productos. Según mi experiencia con las recepciones, todos somos humanos y siempre hay un porcentaje de errores en la preparación de pedidos y diferencias en los albaranes de entrega. Asegurar una buena recepción evita sorpresas en los inventarios.

-Gestionar las devoluciones a proveedor. Los productos defectuosos o de mala calidad tienen devolución (En las plantillas firmadas por compras y el proveedor se suelen incluir) Tener “limpia” las zonas de inventario de productos defectuosos, agiliza el proceso de conteo.

-Dar salida al stock antiguo de productos que llevan mucho tiempo y que sólo produce costes de manipulación y almacenamiento es otro factor a tener en cuenta.

-Evitar las recepciones menos importantes para la buena marcha de la empresa, garantiza un menor volumen de stock para contar y una mayor posibilidad de realizar un mejor conteo. Una vez pase el inventario, tiempo habrá de recuperar los niveles de stocks deseados.

-Invertir tiempo en una buena organización redundará en unas mayores posibilidades de éxito en los inventarios.

¿En qué nos benefician los inventarios físicos?

-En conseguir un stock controlado y de calidad

-Nos beneficia porque organizamos nuestros productos y las zonas constantemente lo que deriva en un mayor conocimiento de nuestros artículos y en una mejor presencia en el comercio

-Prevenir posibles incidencias con los clientes y así dar un mejor servicio

-En poder detectar aquellos artículos que tienen demasiado stock y suponen un elevado coste de mantenimiento lo que nos permitirá realizar acciones específicas para solucionar el problema.

-Para calcular el valor real del stock en nuestra empresa y actuar en consecuencia.

¿Crees que es necesario realizar inventarios periódicamente?

 

 

 

El directivo y el desarrollo de personas

Un directivo o mando, independientemente de la responsabilidad de su cargo, tiene la capacidad de gestionar, dominar y controlar muchas funciones básicas.  Entre ellas se podrían considerar las siguientes:

-Métodos y técnicas que le permitan desarrollar su trabajo.

-Tiene que asignar, coordinar y movilizar recursos

-Establecer una jerarquía para distribuir la capacidad de solucionar problemas y tomar decisiones.

directivo y desarrollo de personas

foto:quienesquienmexico.com

La esencia de la dirección, es la de conseguir una actuación conjunta de todas las personas que estén a su cargo, dándoles:

*Objetivos y valores comunes.

*Una estructura adecuada.

*La continua orientación que necesitan para responder a los cambios.

De la competencia para dirigir, depende que la empresa o área que gestiona pueda crecer y expandirse sin perder eficiencia

Cómo fomentar el desarrollo de personas

Hay dirigentes que participan en la contratación de sus colaboradores. Hay empresas que tiene un departamento de Recursos Humanos que lo hace. Y aquí es donde empieza el camino de muchos empleados dentro de su nueva empresa. La importancia de la formación va a ser una de las principales causas del éxito de una empresa.

El responsable directo que va a trabajar con las nuevas incorporaciones tiene que ser ágil y hábil con la información que transmite diariamente a sus subordinados. Elegir y distinguir una buena información para dar y compartir, proporcionará a su equipo mejores argumentos para poder realizar con efectividad sus funciones y así cumplir sus objetivos.

Animar y motivar es esencial para que el grupo esté continuamente activo. A todos nos gustaría que nuestro jefe lo hiciera y muchas veces falta ese componente humano y de un buen líder. También aporta un clima de trabajo más acogedor y beneficioso.

Hay que seguir y controlar el trabajo que realizan, premiar lo que está bien hecho y corregir lo que se tiene que mejorar. De esta manera la próxima vez el colaborador tendrá la información necesaria para hacer su tarea perfectamente.

Planificar y coordinar las funciones que hay que realizar diariamente con antelación supondrá incluir una forma de trabajar que facilitará enormemente el desempeño del trabajador.

Y por último, para conseguir que cualquier persona que desarrolle un trabajo en cualquier empresa, se sienta parte de ella, se implique ( no sólo por el dinero) y perciba que que se le ha dado toda la información necesaria para poder desarrollarse y mejorar, se debería de  realizar una entrevista de evaluación del desempeño donde a parte de la comunicación diaria que se tiene con el empleado, podemos tener la oportunidad de recibir información e impresiones de muchas cuestiones relacionadas con la empresa: qué valoración tiene de ella, qué piensa de sus compañeros, de su jefe, de su trabajo, de sus ambiciones profesionales. Igualmente el responsable, transmitirá sus sensaciones a la persona que dirige, le podrá explicar qué hace bien o en qué tiene que esforzarse para mejorar sus tareas.

En definitiva, una buena oportunidad de conseguir un buen clima fuera de la dinámica diaria (siempre que se hable con sinceridad y honestidad) y una incalculable fuente de conocimiento y de posibilidad de aportar más valor añadido a la persona y al trabajo que realiza.

Fomentar el desarrollo personal  siempre es beneficioso para las dos partes: el empleado porque se siente valorado y eso influye positiva y directamente en su labor y la empresa porque consigue un mayor rendimiento y productividad . ¿Tú que opinas?

Fuente consultada: http://www.fcjs.urjc.es