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La necesidad de los inventarios físicos en las empresas

2013-02-26 15.15.42

Una de las funciones que tenía que realizar como mando intermedio en una empresa al gestionar una sección que tenía alrededor de 5.200 artículos, era la de los inventarios físicos. Todo el mundo puede saber lo que es un inventario físico y para qué sirve, pero por si alguien no está familiarizado con esta función os diré que un inventario sirve para contar los productos que tienes y comparar el stock que cuentas de manera física con el del sistema informático que utilizas y así conseguimos calcular que las cantidades coinciden o no, el valor de nuestras existencias y la calidad que tienen.

Hay dos tipos de inventarios:

Inventarios turnantes o cíclicos en los que se cuenta una cantidad de productos determinados de una familia o segmento. Se le da una mayor importancia a los conteos de productos con una mayor valor. Se hacen diaria o semanalmente.

Inventario General. Se realiza una vez al año, normalmente se aprovecha cuando acaba el final del ejercicio económico y se cuentan todas las existencias que hayan en la empresa. Muchas empresas aprovechan los días de menor actividad como pueden ser los domingos.

En un inventario físico se requiere que los productos que cuentas sean materiales, tangibles. Y estos bienes materiales, la empresa tiene que distribuirlos por zonas en un almacenamiento adecuado. Las zonas tienen que estar bien organizadas para poder visualizar y contar bien las existencias reales, que a su vez pueden estar en el almacén o en una tienda, dependiendo del tipo de empresa que sea. Por ejemplo, un comercio tendrá las dos cosas, los productos expuestos para la venta y un almacén para guardar el stock restante que no cabe en la tienda o donde se tiene un stock de seguridad de los artículos de mayor rotación o un almacén regulador de donde salen los productos para servir a diferentes empresas o a clientes.

sotckLas diferencias que surgen entre el conteo físico y el que nos aparece en nuestro sistema, se le llama diferencias de inventario. ¿Para qué sirven? Para detectar productos rotos, robos y diferencias en las recepciones. También para comprobar que las cantidades que estás viendo virtualmente en la pantalla coincidan con las que tienes realmente, bien en el almacén, bien en la superficie de venta. De esta forma comprobaremos cuando vayamos a buscar ese artículo concreto para entregárselo a un cliente que está en la zona detallada que tu sistema informático te indica, evitando sorpresas y anticipándonos a futuros problemas. Además cuando hacemos un inventario garantizamos que el producto está físicamente y que se encuentra en las condiciones perfectas para su venta. A veces ocurre, sobre todo en los comercios que al manipularse continuamente los artículos, acaban deteriorándose de forma que el embalaje no esté en buenas condiciones o el producto esté roto o incompleto. El buen estado de los artículos en los almacenes también depende mucho de la manipulación de los productos en las descargas y en la recepción, así como en su posterior almacenaje.

Factores que influyen en el inventario físico

-La calidad de la recepción de los productos. Según mi experiencia con las recepciones, todos somos humanos y siempre hay un porcentaje de errores en la preparación de pedidos y diferencias en los albaranes de entrega. Asegurar una buena recepción evita sorpresas en los inventarios.

-Gestionar las devoluciones a proveedor. Los productos defectuosos o de mala calidad tienen devolución (En las plantillas firmadas por compras y el proveedor se suelen incluir) Tener “limpia” las zonas de inventario de productos defectuosos, agiliza el proceso de conteo.

-Dar salida al stock antiguo de productos que llevan mucho tiempo y que sólo produce costes de manipulación y almacenamiento es otro factor a tener en cuenta.

-Evitar las recepciones menos importantes para la buena marcha de la empresa, garantiza un menor volumen de stock para contar y una mayor posibilidad de realizar un mejor conteo. Una vez pase el inventario, tiempo habrá de recuperar los niveles de stocks deseados.

-Invertir tiempo en una buena organización redundará en unas mayores posibilidades de éxito en los inventarios.

¿En qué nos benefician los inventarios físicos?

-En conseguir un stock controlado y de calidad

-Nos beneficia porque organizamos nuestros productos y las zonas constantemente lo que deriva en un mayor conocimiento de nuestros artículos y en una mejor presencia en el comercio

-Prevenir posibles incidencias con los clientes y así dar un mejor servicio

-En poder detectar aquellos artículos que tienen demasiado stock y suponen un elevado coste de mantenimiento lo que nos permitirá realizar acciones específicas para solucionar el problema.

-Para calcular el valor real del stock en nuestra empresa y actuar en consecuencia.

¿Crees que es necesario realizar inventarios periódicamente?

 

 

 

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9 elementos clave del merchandising en el comercio

Aunque estamos en la era de las Redes Sociales donde cualquier persona que disponga de un Smartphone o una tableta (incluso el portátil se está quedando anticuado) puede acceder a todo tipo de información y desinformación (teniendo en cuenta las fuentes de consulta) el post de hoy se va a centrar en un tema comercial por excelencia,  el Merchandising, cuya definición sería la siguiente: Conjunto de técnicas y tareas que intentan mejorar la creación, comercialización y promoción de un producto en función de las necesidades del mercado.

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La actividad que desarrolla el Merchandising he tenido la suerte de explorarla y trabajarla durante muchos años como Jefe de Sección Comercial en una multinacional de equipamiento del hogar en distintas familias como pueden ser Iluminación, Textil, Decoración, Producto complementario de organización, menaje, alfombras y mueble auxiliar. En todo este tiempo he podido comprobar una gran cantidad de tendencias y de evoluciones en los productos y en las implantaciones. He tratado con infinidad de compradores, proveedores y representantes que me han proporcionado una magnífica experiencia además de haber aprendido de muchas personas con gran experiencia en cuanto a la forma de entender el comercio y el Merchandising.

El comercio tiene que ser ágil y vivo en cuanto a la oferta de sus productos y colecciones. El consumidor no espera, si no somos capaces de venderle nuestros productos se irá a la competencia.

Recuerdo que en una charla sobre “Emprendedores” un joven genio que había sido capaz de crear junto con una amiga una revista digital que en el primer mes obtuvo 40.000 descargas, comentó la siguiente frase que se me quedó grabada: “Luchamos contra todo, con el que invierte su tiempo jugando en una consola, el que lo hace leyendo un libro o haciendo deporte, o tomando un café o el que prefiere ver la televisión, debemos de ofrecer innovación, originalidad y calidad”.

El negocio tiene que ser capaz de transmitir a sus clientes esa sensación de novedad constante, diferente y de calidad, donde los compradores y en definitiva los que mantienen las empresas y los negocios, se sorprendan con lo que encuentren y necesiten llevárselo porque piensan que están adquiriendo un producto y un servicio único y espectacular.

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De esto se encarga en parte el Merchandising. Los 8 elementos clave del Merchandising son los siguientes:

1-La investigación: para conocer

-El comportamiento del consumidor

-La clientela habitual

-La competencia

2-Emplazamiento idóneo del punto de venta y elemento externos

Debido a la fuerte competencia, presentar de la forma más atractiva posible la fachada, escaparates, carteles…de manera que un cliente entre en nuestro establecimiento y no en otro.

3-Elección de la política comercial

Definición de la política comercial basada en el estudio de la zona, los consumidores y los clientes. ¿Qué tipo de artículos se ofertan? ¿Qué atención al cliente se pretende dar? ¿Qué servicios se van a ofrecer?

4-La disposición del establecimiento

Implica el reparto de la superficie entre los diferentes sectores de actividad, las ubicaciones de los departamentos y el diseño del flujo de circulación de la clientela.

5-El análisis de la profundidad y amplitud del surtido de productos

Una vez definidas las familias, los mercados y la segmentación, es imprescindible elegir qué productos y en qué cantidad se van a colocar en los lineales, en las cabeceras de promoción, en los cestos de venta complementaria y en las apilaciones.

6-La colocación de los productos en los lineales

Para que la superficie de exposición de productos que son los lineales sea eficaz, deberá cumplir las siguientes funciones:

*Atraer la atención del cliente.

*Ofrecer el producto que expone de forma clara y sencilla

*Tiene que provocar la compra

*Fomentar la fidelidad de la clientela

7-Principios fundamentales del Merchandising en cuanto a la presentación de los productos

“Todo lo que se ve, se vende”

“Todo lo que se coge, se compra”

“Es la masa lo que hace vender”. La presentación en masa atrae la atención del consumidor, rompe la monotonía y produce una sensación de bajo precio al mismo tiempo que contribuye a reforzar la publicidad de la marca.

“Unos productos ayudan a la venta de otros”

8-Cálculo de la rentabilidad de los productos, de los lineales y de los márgenes comerciales

El merchandising no sólo son técnicas de presentación de productos, también supone la gestión del establecimiento. Conocer la rentabilidad de cada metro de superficie, de cada producto, del segmento, del mercado etc., nos ofrecerá la posibilidad de elegir qué artículos hay que cambiar, cuáles hay que mantener, cómo redistribuir la superficie de venta

9-La animación del punto de venta

El objetivo es vender más. Por tanto se deben de emplear todos los medios posibles para conseguirlo: presentación de los productos, limpieza, carteles, publicidad, folletos, ambientación, música, decoración…de esta manera creamos una imagen positiva de nuestro negocio, atraemos la atención del posible cliente y provocamos su compra.

¿Cómo vender y atraer más a nuestros clientes?

Le he vendido todo lo que he querido a ese cliente– dijo el vendedor.

-¿Y para qué necesitaba ese escritorio si te ha comentado que ya tenía uno?- comentó su compañero.

-Da igual, he pensado que seguro que lo puede colocar en algún sitio. Su hijo tenía uno que estaba viejo. No me ha costado convencerle. Además así consigo la comisión- argumentó el primero.

-¿Y no te lo devolverá porque realmente no lo necesita y tú has forzado esa venta?- apuntó el compañero.

Esta situación puede que un poco exagerada o puede que no (de todo hemos visto en los procesos de venta en las empresas, ya sea en una atención física con el cliente delante, telefónica o virtual a través de internet) es un ejemplo de lo que NO hay que hacer cuando vas a vender a un cliente. Hoy en día el cliente no es un autómata al que puedes engatusar con frases aduladoras y certeras en el momento adecuado. El cliente está más informado, es más consciente  que nunca y en muchos casos tiene muy claro qué necesita comprar y qué no va a adquirir. De hecho el presionar continuamente para conseguir una venta puede devenir en el efecto contrario, que el cliente se vaya por donde ha venido con la sensación de que en ese negocio no han sabido encontrar sus necesidades y encima han querido “engañarle” para comprar artículos que no colmaban sus expectativas personales.

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foto: PhotoRack

Con lo difícil que es hoy en día conseguir atraer a nuestros clientes, tenemos que ser conscientes de la inversión que se hace para atraer a posibles compradores hacia nuestro negocio. Con esto estoy diciendo que cada cliente que nos llega a nuestra empresa o página web, tenemos que ser capaces de transmitirle lo mejor de todos nuestros argumentos comerciales para que se sienta cómodo, satisfecho con lo que ve y percibe y que encuentre en nosotros una base para establecer una relación de confianza que va a generar en un futuro una extraordinaria positiva balanza comercial. Tenemos que aumentar la tasa de conversión.

La tasa de conversión es el proceso por el cual nuestros visitantes realizan la acción que queremos que hagan: se convierten en clientes comprando un producto, contratan un servicio o se dirigen hacia el punto que nosotros queríamos de una página web debido a una acción de marketing.

¿Cómo podemos atraer a nuestros clientes?

1-Ofreciendo un servicio o un producto diferente al de la competencia que cree una necesidad al cliente. Por ejemplo: En las Fallas de Valencia muchas falleras necesitan burritos o percheros para colgar sus trajes. Un mes antes de las fiestas, andan buscando este producto por todos los comercios. Sé que es un ejemplo local pero se puede extrapolar a otros muchos.

2-Enganchando al cliente a través de los sentimientos y las emociones. Un día que inventaron los comercios, el de San Valentín o Día de los Enamorados permite una acción determinada con infinidad de productos y servicios. Hay que adelantarse y proponer sensaciones de felicidad que van a generar en el cliente bienestar emocional.

3-Dando más por menos ¿no dicen que la necesidad agudiza el ingenio? Pues cada vez necesitamos vender más, hay que ser original con nuestras propuestas eligiendo de vez en cuando caminos más arriesgados. Pero por favor, ese producto, ese servicio tiene que ser único. No intentemos dar gato por liebre. El cliente se dará cuenta y todo el esfuerzo que hemos hecho lo convertiremos en una opinión negativa con los trastornos de publicidad que esto puede ocasionar.

Habréis observado que no he comentado el término precio. ¡Claro que es importante! Pero no definitivo para comprar un artículo o servicio. Tenemos que ser capaces de conseguir emocionar a través de nuestras ofertas, de que los clientes nos cuenten sus sentimientos (y ser inteligentes para apreciarlos) cada vez que compren lo que les ofrecemos.

He vendido muchísimos artículos a lo largo de mi experiencia comercial. He observado como muchos compañeros lo hacían. Y por suerte, he podido ver productos de todo tipo, color, olor, textura y tamaño. He tenido objetos en mi mano baratísimos que se han convertido con el paso del tiempo en stock antiguo porque nadie se atrevía a comprarlos. No tenían ninguna utilidad, ni función, no generaban ninguna reacción en el cliente. Con esto quiero decir, que el precio sí es importante pero también los son otros muchos factores.

“Saber escuchar en ventas incluye también saber provocar el diálogo entre un vendedor y su cliente, que muchas veces será el cliente el que no hable” Eckhart Tolle

“Escuchamos que querían nuestros clientes y actuamos según lo que dijeron. Pasan cosas interesantes cuando prestas atención” John F. Smith

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