stock

La necesidad de los inventarios físicos en las empresas

2013-02-26 15.15.42

Una de las funciones que tenía que realizar como mando intermedio en una empresa al gestionar una sección que tenía alrededor de 5.200 artículos, era la de los inventarios físicos. Todo el mundo puede saber lo que es un inventario físico y para qué sirve, pero por si alguien no está familiarizado con esta función os diré que un inventario sirve para contar los productos que tienes y comparar el stock que cuentas de manera física con el del sistema informático que utilizas y así conseguimos calcular que las cantidades coinciden o no, el valor de nuestras existencias y la calidad que tienen.

Hay dos tipos de inventarios:

Inventarios turnantes o cíclicos en los que se cuenta una cantidad de productos determinados de una familia o segmento. Se le da una mayor importancia a los conteos de productos con una mayor valor. Se hacen diaria o semanalmente.

Inventario General. Se realiza una vez al año, normalmente se aprovecha cuando acaba el final del ejercicio económico y se cuentan todas las existencias que hayan en la empresa. Muchas empresas aprovechan los días de menor actividad como pueden ser los domingos.

En un inventario físico se requiere que los productos que cuentas sean materiales, tangibles. Y estos bienes materiales, la empresa tiene que distribuirlos por zonas en un almacenamiento adecuado. Las zonas tienen que estar bien organizadas para poder visualizar y contar bien las existencias reales, que a su vez pueden estar en el almacén o en una tienda, dependiendo del tipo de empresa que sea. Por ejemplo, un comercio tendrá las dos cosas, los productos expuestos para la venta y un almacén para guardar el stock restante que no cabe en la tienda o donde se tiene un stock de seguridad de los artículos de mayor rotación o un almacén regulador de donde salen los productos para servir a diferentes empresas o a clientes.

sotckLas diferencias que surgen entre el conteo físico y el que nos aparece en nuestro sistema, se le llama diferencias de inventario. ¿Para qué sirven? Para detectar productos rotos, robos y diferencias en las recepciones. También para comprobar que las cantidades que estás viendo virtualmente en la pantalla coincidan con las que tienes realmente, bien en el almacén, bien en la superficie de venta. De esta forma comprobaremos cuando vayamos a buscar ese artículo concreto para entregárselo a un cliente que está en la zona detallada que tu sistema informático te indica, evitando sorpresas y anticipándonos a futuros problemas. Además cuando hacemos un inventario garantizamos que el producto está físicamente y que se encuentra en las condiciones perfectas para su venta. A veces ocurre, sobre todo en los comercios que al manipularse continuamente los artículos, acaban deteriorándose de forma que el embalaje no esté en buenas condiciones o el producto esté roto o incompleto. El buen estado de los artículos en los almacenes también depende mucho de la manipulación de los productos en las descargas y en la recepción, así como en su posterior almacenaje.

Factores que influyen en el inventario físico

-La calidad de la recepción de los productos. Según mi experiencia con las recepciones, todos somos humanos y siempre hay un porcentaje de errores en la preparación de pedidos y diferencias en los albaranes de entrega. Asegurar una buena recepción evita sorpresas en los inventarios.

-Gestionar las devoluciones a proveedor. Los productos defectuosos o de mala calidad tienen devolución (En las plantillas firmadas por compras y el proveedor se suelen incluir) Tener “limpia” las zonas de inventario de productos defectuosos, agiliza el proceso de conteo.

-Dar salida al stock antiguo de productos que llevan mucho tiempo y que sólo produce costes de manipulación y almacenamiento es otro factor a tener en cuenta.

-Evitar las recepciones menos importantes para la buena marcha de la empresa, garantiza un menor volumen de stock para contar y una mayor posibilidad de realizar un mejor conteo. Una vez pase el inventario, tiempo habrá de recuperar los niveles de stocks deseados.

-Invertir tiempo en una buena organización redundará en unas mayores posibilidades de éxito en los inventarios.

¿En qué nos benefician los inventarios físicos?

-En conseguir un stock controlado y de calidad

-Nos beneficia porque organizamos nuestros productos y las zonas constantemente lo que deriva en un mayor conocimiento de nuestros artículos y en una mejor presencia en el comercio

-Prevenir posibles incidencias con los clientes y así dar un mejor servicio

-En poder detectar aquellos artículos que tienen demasiado stock y suponen un elevado coste de mantenimiento lo que nos permitirá realizar acciones específicas para solucionar el problema.

-Para calcular el valor real del stock en nuestra empresa y actuar en consecuencia.

¿Crees que es necesario realizar inventarios periódicamente?